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Zwei Aspekte der Anforderungen an die Organisation im Internet-Zeitalter
Von Oliver Recklies
Einleitung
Organisationsformen, die für die klassischen
Herstellungsprozesse von Produkten und Dienstleistungen der Vor-Internet-Ära
geeignet waren, sind entschieden ungeeignet, um den Anforderungen der
Internet-Welt und der in ihr agierenden Kunden zu genügen. Die Massenfertigung
von Produkten und Dienstleistungen ohne Berücksichtigung des individuellen
Kunden und seiner spezifischen Bedürfnisse war nur möglich, da der Kunde
weitestgehend auf individualisierte Angebote in Folge fehlender
Markttransparenz und anderweitiger (kostengünstiger) Beschaffungsmöglichkeiten
verzichten musste.
Durch das Internet wurde der Kunde völlig neu erzogen (z.B.
spricht Tapscott in diesem Zusammenhang von der sogenannten „Generation Net“).
Er (der Kunde) ist es nun gewohnt, vieles vor der eigentlichen Entscheidung
über die Anschaffung bzw. Inanspruchnahme ausprobieren (z.B. Trial-Software)
oder Angebote nach seinen Bedürfnissen und Vorstellungen einrichten zu können
(z.B. Online-Kalkulationstools für Kreditberechnungen, personalisierte
Webseiten). Diese positiven Erfahrungen eines speziellen Segments der
Online-Welt werden (bewusst oder unbewusst) auf alle anderen Bereiche seines
Lebens und seiner Beziehungen zu Anbietern von Gütern und Dienstleistungen
übertragen.
Um als Unternehmen hier zu reagieren, haben Anbieter
begonnen, Mass-Customization Konzepte einzusetzen. Dabei wird für den Kunden
aus einem Baukasten standardisierter Elemente eine Gesamtlösung Kunden erzeugt,
die zwei wesentliche Eigenschaften hat:
Durch
die universelle Zusammenstellung erhält der Kunden – aus seiner Sicht – ein
einzigartiges Produkt oder einen einzigartigen Service
Durch
die Nutzung von Baukästen an standardisierten Teillösungen können die
Bestandteile des Endproduktes effizient erstellt werden.
Zur Umsetzung dieser Konzepte haben Unternehmen
Veränderungen in ihren internen Strukturen und Beziehungen vorgenommen. Dabei
ist aber die Frage aufzuwerfen, ob eine „einfache Übernahme“ des
Mass-Customization Konzeptes alleine genügt oder ob nicht sogar andere,
entscheidende Faktoren der Organisation berücksichtigt werden müssen, die davon
losgelöst sind.
Organisation
Die klassischen Organisationsstrukturen der Offline-Welt und
der Offline-Wirtschaft basieren auf dem Prinzip der Hierarchie und ihrer
Umsetzung in den hierarchischen Strukturen des Unternehmens. Durch diesen
Aufbau wird - je nach Art der Struktur (z.B. Einlinien- oder Mehrliniensystem)
- ein bestimmter Grad an Stabilität erreicht. Für die Anforderungen der
„Old-Economy“ mag dieser Grad an
Reaktionsfähigkeit passend gewesen sein, für die Unternehmen
der New Economy oder für die der Symbiose aus Old und New-Economy wird er nicht
genügen.
Um auf die gestiegene Geschwindigkeit der Geschäftsprozesse
reagieren zu können, müssen Unternehmen 3 Bedingungen in ihren Systemen
ändern. Dies sind die Komponenten:
Personalentwicklung
lT-Einsatz
und
Umfang
der übertragenen Kompetenzen
Personalentwicklung
Dies ist der erste und auch zugleich der entscheidende
Schritt in der Veränderung des Unternehmens und dabei ist er DIE Voraussetzung
für die nachfolgenden Veränderungen der beiden anderen Teilgebiete. Am
Anfang müssen wir mit einem klassischen Missverständnis aufräumen: der
allumfassenden Verantwortung des Unternehmens für die Weiterbildung seiner
Mitarbeiter.
Mitarbeiter sind der entscheidende Faktor in der Durchsetzung
der Geschäftsprozesse, der Entwicklung des Unternehmens sowie der Erzeugung
neuer Ideen. Demzufolge ist es richtig, Mitarbeiter weiterzuentwickeln (auf
Unternehmenskosten) um die Weiterentwicklung des Unternehmens auch für die
Zukunft abzusichern. Dem gegenüber steht die rasante Veränderung des
verfügbaren Wissens bzw. die Geschwindigkeit. mit der sich Sachverhalte heute
verändern bzw. fortentwickeln. (Beispiel: Microsoft hatte das Betriebssystem
NT 4 1996 eingeführt und in 2000 durch das System Windows 2000 ersetzt. Der
Nachfolger - Whistler - steht bereits in der Startlöchern und wird in 2001 auf
den Markt kommen.)
Die Herausforderung liegt nun darin, das Spezialkenntnisse
von gestern heute teilweise zum Allgemeingut geworden (z.B. einen e-Mail-Zugang
1995 zu besitzen, war ungewöhnlich – aber in 2001 ist das für weite Teile der
Bevölkerung Standard) oder ggf. veraltet sind. Demzufolge müssen Unternehmen in
Bildungsbemühungen klassifizieren und neu definieren, welche
Weiterbildungsmaßnahmen
strategisch
notwendig (im Sinne von Fähigkeiten zum Erhalt bzw. Ausbaus der
Wettbewerbsvorteile und Kernkompetenzen),
nicht
strategisch notwendig, aber wünschenswert (Erhalt der Lebensfähigkeit des
Unternehmens – z.B. lT-Qualifikation) und welche
wünschenswert,
aber vom Mitarbeiter selber zu tragen sind (z.B. Kenntnisse von Office-Software).
Gerade durch die starke elektronische Durchdringung des
Privatlebens (steigender Anteil von PC und Internet-Anschlüssen) bestehen neue
- auch preiswerte - Möglichkeiten des Selbstlernens. Dies gibt Unternehmen und
Mitarbeitern unterschiedliche Vorteile:
Mitarbeiter
können den Lernprozess auf ihre Bedürfnisse abstimmen (Ort, Zeit, Intensität, spezifische
Inhalte)
Unternehmen
erfahren eine Kostenentlastung im Bereich der Weiterbildungskosten
Unternehmen
können ihre Ressourcen auf die strategischen Felder konzentrieren
Damit ändert sich natürlich auch das Anforderungsprofil an
die Personalabteilung im Unternehmen. Stand die Personalentwicklung bisher im
Zeichen einer „Rundumversorgung“, muss diese sich jetzt auf die strategischen
Wissensgebiete konzentrieren. Dazu hat ein klaren Anforderungsprofil für die jeweiligen
Stellen im Soll-Ist-Vergleich vorzuliegen. Das bedeutet aber auch, dass
die Personalabteilungen offen gegenüber Vorstellungen/Vorschlägen der
Mitarbeiter / Linienmanager sein müssen (mehr als vorher!), da diese die
spezifischen Anforderungen und deren Veränderungen ihrer Arbeitsplatze am
besten kennen und einschätzen können. Die Meisterung dieser Dualität
(Konzentration auf strategische Felder der Weiterbildung vs. Evaluierung des
Weiterbildungsbedarfs durch den Mitarbeiter) gibt dem Unternehmen erst die
notwendige Richtung und Flexibilität der Weiterbildung in der Online-Welt.
Personalabteilungen können nicht zentral den gesamten Weiterbildungsbedarf
eines Unternehmens in einer dermaßen dynamischen Umwelt erfassen. Sie können
„nur“ den Rahmen setzen, in dem die Personalentwicklung erfolgt und Mitarbeiter
als auch Führungskräfte ermuntern, die eigene Weiterbildung aktiv
mitzugestalten und mitzuplanen
Exkurs: Davon nicht betroffen sind Weiterbildungsangebote
auf der Basis von Motivationsabsichten. In Bezug auf die von Edgar H. Schein
definierten Karriere-Ankern (Career Anchors. Discovering your real values) sind
Mitarbeiter auch motivierbar über die Komponente der persönlichen
Weiterentwicklung. Damit ist es durchaus möglich, dass Unternehmen Seminare
oder andere Weiterbildungsmaßnahmen anbieten müssen/können um Mitarbeiter in
Schlüsselpositionen zu halten.
lT-Einsatz
Der lT-Einsatz und die Nutzung von lT-Systemen ist die
zweite kritische Komponente in der modernen Organisation. Mit dem Einsatz der
PC-Technik in Unternehmen war das papierlose Büro als eine Vision der modernen
Arbeitsorganisation angekündigt wurden. Aktuelle Untersuchungen hingegen
zeigen, dass zur Zeit mehr Papier im Büro verbraucht wird, als zuvor. Wo
befinden sich die Reserven?
Problempunkte sind einerseits die Überschneidungen zwischen
den eingesetzten Technologien bzw. die fehlende Abstimmung der
unterschiedlichen Systeme. Fax, e-Mail und Telefon existieren nebeneinander.
Wie viele Faxgeräte und Kopierer gibt es in Ihrem Unternehmen? Über Fax
eingehende Nachrichten werden kopiert und verteilt, gleiches gilt für die
Verteilung von Ergebnissen aus Office-Programmen, Memos und sonstigen
Unterlagen bzw. Berechnungsergebnissen.
Um dem entgegenzutreten hilft nur die Zusammenführung der
bestehenden Systeme und Komponenten. Dabei können grundsätzlich folgende
Lösungen verfolgt werden:
Einsatz
von Groupware (Lotus Notes oder MS Outlook) oder sogar Einsatz eines kompletten
Intranets
Einsatz
von Faxservern und elektronische Weiterleitung der Dokumente
zentrale
Dokumentenerfassung der eingehenden Dokumente (Post) über Scanner- und
Archivierungssysteme; papierlose Verteilung über das Groupwaresystem
Verteilung
unternehmensinterner Dokumente über das Groupwaresystem
Um ein solches System effektiv zu nutzen, müssen alle
Arbeitsplätze entsprechend (leistungsfähige Hardware und kompatible Software)
ausgestattet sein. Mit der Erstausstattung von Arbeitsplätzen tun sich
Unternehmen in der Regel nicht schwer. Problematisch wird es, wenn es um die
Erweiterung /Erneuerung der bestehenden Technik geht. Hier wird oft mit der
einzelnen Mark bzw. dem letzten dem Euro gerechnet; die Effektivitätsverluste
aus nicht mehr leistungsfähiger Hard- und Software bleiben hingegen
weitestgehend unberücksichtigt. Unternehmen sind hier gefordert, auch
Ausfallzeiten oder „Zeitschlucker“ in die Investitionsentscheidungen mit
einzubeziehen. Es ist ebenfalls zu berücksichtigen, dass sich alle 18 Monate
die Leistungsfähigkeit von Prozessoren verdoppelt und sich dementsprechend auch
die Handware-Anforderungen der verfügbaren Softwarelösungen entsprechend
ändern. (Anmerkung: Diese Entwicklung und die damit verbundenen
Investitionsschübe werden allerdings durch die neuen Afa-Regelungen
kontokariert Danach liegt die Abschreibungsdauer für PCs nun bei 6 Jahren
(vorher 4 Jahre).)
Damit wird auch deutlich, warum die Mitarbeiterentwicklung
für eine moderne Organisation an erster Stelle steht. Sie erst befähigt die im
Unternehmen Wirkenden die Möglichkeiten moderner lT voll zu nutzen
Durch eine moderne lT-Lösung, die weg geht von den Inseln
einzelner Kommunikationsarten hinzu einer integrierten Systemlösung, werden die
Mitarbeiter in die Lage versetzt:
sich
auf die eigentlichen Arbeiten zu konzentrieren
virtuellen
Projektteams zur Losung komplexer Aufgabenstellungen zu bilden und
Informationen über den Projektfortschritt zügig und einfach auszuführen
effektiv
miteinander zu kommunizieren
Informationen
(interne und externe) schnell und zeitnah auszutauschen
eine
gemeinsame Wissensplattform aufzubauen und zu nutzen
Entscheidend ist auch, bei Evaluierung und Entscheidungen
über den Einsatz von IT-Lösungen sicherzustellen, dass die Nutzeranforderungen
im Vordergrund und die Präferenzen der EDV-Abteilung im Hintergrund sind. Dies
ist logisch, aber in der Wirtschaftspraxis nicht immer der Fall.
Über den verbesserten IT-Nutzung kann ein Unternehmen
Effektivitätsschübe
erzielen
Informationen
schneller und kostengünstiger austauschen
Komplexere
Marktentwicklungen erkennen und somit
Besser
auf Marktveränderungen reagieren.
Grossunternehmen nutzen schon heute zum Teil die
Möglichkeiten der Vernetzung. Durch die gesunkenen Hardwarekosten stehen diese
Möglichkeiten und die mit ihnen verbundenen Vorteile auch kleineren Unternehmen
offen.
© Oliver Recklies, Januar 01
Pdf-Version zum
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Literaturtipps
Career Anchors. Discovering your real values.
von Edgar H. Schein
"This book gives you exercises to help you understand more about your
values and gives suggestions on how to change that. If you're in career
consultant business, this is a classic book to read and adopt to your existing
tools"