Email im Griff

Es wird immer schlimmer: Tag für Tag vermüllt das Email-Postfach mehr. Hier stapelt sich unbearbeitete

Korrespondenz, dort warten etliche Kunden und Kollegen auf Antwort. Keine Zeit, kein Plan. Gretchenfrage: Wie kriegen Profis ihre Email in den Griff?

Email versprach uns reinen Segen: schnell, einfach und effizient. Von wegen. Ohne ausgetüftelte Selbstorganisation verstopfen Postfächer in allerkürzester Zeit. Der Überblick geht flöten, Wichtiges und Dringendes bleibt liegen. Der Anblick des Posteingangs weckt augenblicklich das schlechte Gewissen. Es muss doch einen Ausweg aus dem Dilemma geben ...

Wie heißt es so schön? Ordnung ist das halbe Leben. Räumen Sie also als erstes auf, indem Sie eigene Konten oder Identitäten für verschiedene Aufgaben anlegen. Für mehr Überblick über den Posteingang sorgen thematisch oder inhaltlich abgegrenzte Archivordner, die gleichartige Emails aufnehmen. Am besten kombiniert man dies mit Filterfunktionen des Emailprogramms, um dadurch eine erste Vorsortierung zu erreichen. Überdies können Filter die lästigen Spam-Emails von bekannten Versendern oder mit bekannten Betreffzeilen direkt in den Papierkorb leiten.

Die Bezeichnung sollte für Ihre Benutzer eindeutig erkennbar und zuzuordnen sein. So sind Kundenaufträge im Postfach bestellung@... bestens aufgehoben, technische Anfragen richten sich an support@... . Newsletter empfängt man idealerweise via newsletter@... und Privates wird über privat@... abgewickelt. So kann man jedes Konto der Reihe nach abarbeiten - was außerdem den Vorteil bietet, dass Sie sich immer nur auf ein Thema konzentrieren müssen.

Zeitdiebe lauern überall. Der wahrscheinlich wichtigste Helfer ist die Trennung zwischen Wichtigem und Unwichtigem. Geschäftliches kommt vor Privatem, Dringendes vor nicht Dringendem. Besonders effektiv ist es, mit den schweren Brocken zu beginnen. Einfache Emails sind zwar schnell abgearbeitet und bieten schnelle Erfolgserlebnisse, aber die Aussicht auf die noch zu bearbeitenden aufwändigeren Nachrichten demotiviert dann wieder.

Es ist schon erstaunlich, dass sich die Mehrheit aller Nutzer von Email-Konten ohne großen Widerstand bei der Arbeit unterbrechen oder ablenken lässt. Sei es von Anrufen, Instant Messaging Systemen, Musik oder der klassischen Variante, den lieben Kollegen, die mit dringenden Wünschen unangemeldet ins Büro platzen. Natürlich ist so manche Störung auch eine willkommene Abwechslung im tristen Büroalltag, trotzdem verlängert sie nüchtern betrachtet nicht nur die Bearbeitungsdauer für die noch wartenden Emails - man muss sich jedes Mal wieder aufs Neue in das Thema hineinfinden. Der Job ist definitiv schneller erledigt, wenn man für die Dauer der Email-Bearbeitung die Bürotür schließt und den Anrufbeantworter einschaltet. Auch auf die Gefahr hin, als unkommunikativ zu gelten - das genaue Gegenteil ist der Fall.

Das permanente automatische Überprüfen des Email-Kontos und eine optische oder akustische Benachrichtigung bei Email-Neuzugängen im Postfach kann eine weitere lästige Unterbrechung sein. Sinnvoller scheint es zu sein, neue Emails manuell abzurufen - und zwar erst dann, wenn alle alten Emails bearbeitet sind. Wehret den Anfängen: Wer am Ende eines Tages noch unbearbeitete Emails im Postfach hat, befindet sich bereits im Anfangsstadium der Vermüllung. Jeder neue Morgen bringt auch neue Emails. So wiederholt sich das Spiel, bis nach wenigen Wochen der Eingangsordner rappelvoll ist.

Manche Webworker schwören darauf, die Emails stets zu festen Zeiten, bevorzugt in den Morgen- oder Vormittagsstunden, abzurufen und zu bearbeiten, da zu dieser Zeit die Leistungskurve und Konzentration am höchsten ist. Nach landläufiger Meinung gehen problemlastige und arbeitsintensive Emails dann leichter von der Hand als am Nachmittag, wenn die Akkus deutlich leerer sind.

Wie kann man bei der Bearbeitung von Emails Zeit sparen? Zeitraubend sind beispielsweise Rückfragen auf bereits beantwortete Emails. Die einzige Abhilfe ist, konkrete Aussagen zu treffen und Fragen vollständig zu beantworten. Gegebenenfalls kann man den Empfänger bei Fragen, wenn das eigene Know how nicht mehr ausreicht, auf weiterführende Internet-Adressen verweisen. Besonders für Webworker mit einem umfangreichen Satz an Empfängerdaten bietet sich die Verwendung einer Newsletter Software an. So muss dann beispielsweise nur eine Email Vorlage erstellt werden, die dann mit nur wenigen Klicks an alle Empfänger verschickt werden kann. Auch hier bietet sich eine Zeitsteuerung an. Beispielsweise zur Mittagszeit wenn die Empfänger Zeit und Muße haben sich die privaten Emails anzusehen oder gleich morgens früh, damit die Email ganz frisch in den Posteingang landet. ein weiterer Vorteil einer Newsletter Software ist die Möglichkeit den Versand und auch den Empfang zu überprüfen. Kommen die Emails tatsächlich im Posteingang an und werden sie auch gelesen oder direkt gelöscht? Mit diesen Informationen können die Email Vorlagen angepasst werden und so zu zu Emails führen die von den Empfängern gelesen werden. Je genauer die Empfängerdaten aufbereitet wurden, können sehr detaillierte und an den einzelnen Empfänger angepasste Emails verschickt werden, so dass der Empfänger immer weniger das Gefühlt hat hier eine Massenemail zu erhalten.

Umgekehrt gilt dieses Prinzip auch für das Verfassen eigener Emails: Wer sich präzise ausdrückt und auf den Punkt kommt, erhöht die Chancen auf eine schnelle Antwort. Tauchen bei Kundenanfragen regelmäßig die gleichen Fragen auf, lohnt es sich, diese samt Antwort zu sammeln und als FAQ-Liste in eine Textdatei zu kopieren. Diese Frequently Asked Questions kann man später auf der Homepage veröffentlichen, idealerweise im Supportbereich oder bei den Kontaktinformationen. Zusätzlich lohnt ein Hinweis auf die Internet-Adresse bei Kundenanfragen, oder der entsprechende Text wird aus der FAQ in die Reply hineinkopiert.

Ein komfortables und leistungsfähiges Email-Programm ist für die effiziente Nachrichtenbearbeitung ein Muss, insbesondere für Vielschreiber. Mehrere Email-Konten mit separaten Postein- und -ausgängen, flexible Filter (z.B. um lästige Emails bereits auf dem Server zu löschen), ein geschicktes Ordner-Management, Volltextsuche, Nachrichtenvorlagen, Sicherheitsfunktionen zur Virenabwehr (Blockade von automatischen Starts von Dateianlagen) sowie PGP-Verschlüsselung und digitale Signaturen erleichtern die tägliche Arbeit. Unter Powerusern genießt The Bat! einen sehr guten Ruf. Wer gerne konfiguriert und sich nicht an einer gruftigen Oberfläche stört, dem sei auch ein Blick auf Pegasus Mail empfohlen.

Dass Email eine zeitraubende, bisweilen produktivitätskillende Angelegenheit sein kann, haben inzwischen die ersten Web-Dienstleister erkannt. Neben Call-Centern für den telefonischen Kundenkontakt gibt es auch externe Dienstleister für die Abwicklung der elektronischen Firmenpost. Email Effizient ist ein solcher Anbieter, der Firmen preiswert durch die Sortierung, Vorauswahl oder Komplettbearbeitung der elektronischen Post entlastet.

Die Veröffentlichung erfolgt mit freundlicher Genehmigung von Dr.Web.

Quelle des Beitrags

http://www.drweb.de/email/email_griff.shtml