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Checkliste zum Projektmanagement
Von Oliver Recklies
Die nachfolgende Checkliste ermöglicht einen Test von 3 kritischen Feldern im Projektmanagement. Sie soll den Projektverantwortlichen dabei helfen, mögliche Fehlerquellen in der Projektsteuerung rechtzeitig zu erkennen und bei Bedarf gegenzusteuern.
Die 3 Bereiche sind:
· Der Eisberg im Projekt – die wahren Hintergründe sind bekannt
· Das richtige Aufsetzen eines Projektes – Das Projekt ist an der richtigen Stelle
· Das Klima im Projektteam – Make or break?
1 Der Eisberg im Projekt
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Bereich |
Ja |
Nein |
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Es ist bekannt, welche tatsächlichen Absichten der Auftraggeber bzw. der Projekt-Idee(n)geber verfolgt.
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Für das Projekt ist bestimmt, auf welche Fragen das Projekt eine Antwort geben soll.
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Das Projekt ist so ausgestaltet und aufgesetzt, um das bestimmte Problem effizient zu lösen.
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Das Projekt ist mit der passenden Autorität und Bedeutung ausgestattet. Die Berichtspflichten sind definiert.
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Das Projekt hat die dafür erforderlichen Sponsoren / Anwälte im Unternehmen.
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Die Chancen und Risiken des Projektes für die Führungsrolle der Mitwirkenden sind bekannt.
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2 Das richtige Aufsetzen eines Projektes
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Bereich |
Ja |
Nein |
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Ein Projekt wird nur dann definiert, wenn es für das gesamte Unternehmen (die gesamte Abteilung) wichtig ist und die Aufgabe aufgrund der Komplexität nicht mehr in der Linie gelöst werden kann.
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Ein Projekt wird ausschließlich dann definiert, wenn exakt ein Start- und Schlusstermin für das Vorhaben genannt werden kann.
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Die Kosten des Projektes sind transparent und können genau eingegrenzt werden.
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Das Projekt kann so durchgeführt werden, dass das Tagesgeschäft darunter nicht leidet (z. B. durch die realistische Zuordnung von Personalkapazitäten).
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Für das Projekt stehen (zusätzliche) finanzielle, personelle, zeitliche und ggf. andere Ressourcen zur Verfügung.
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Für das Projekt stehen erfahrene Projektleiter und Projektmitarbeiter, die mit dem Thema Projektmanagement vertraut sind, zur Verfügung. Ggf. werden vor dem Projektstart passende Schulungen und Training durchgeführt.
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Das Projekt hat klare Ziele und Meßpunkte. Bei Bedarf wird auch definiert, wofür das Projekt nicht gedacht ist.
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Bei mehreren zeitlich parallel laufenden Projekten wird die Priorität der Projekte untereinander abgeklärt.
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Für das Projektteam oder die Projektleitung bestehen terminierte Zwischenziele. Berichte und Vorschläge zur Projektverbesserung sind möglich.
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Anhand von genauen Kriterien kann die Nutzenerwartung des Projektes bestimmt und bewertet werden.
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Das Projektergebnis wird auf Basis dieser Kriterien bewertet und gewürdigt.
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3 Das Klima im Projektteam
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Bereich |
Ja |
Nein |
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Die Rollen und Zuständigkeiten im Projektteam sind geklärt.
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Für die Erörterung der Zusammenarbeit steht angemessen Zeit zur Verfügung.
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Die Qualität des Informationsflusses im Team ist in Ordnung.
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Die Projektbesprechungen tragen zur Verbesserung bei.
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Das Engagement der Mitarbeiter für das Projektziel ist sehr ausgeprägt.
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Meinungsverschiedenheiten im Projektteam werden offen und konstruktiv diskutiert.
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Entscheidungen werden angemessen vorbereitet und im Projektteam gefällt (Anmerkung: falls keine Entscheidung des Lenkungsausschusses erforderlich ist).
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Der Auftraggeber wird rechtzeitig und an den Schlüsselpunkten in die Projektentwicklung miteingebunden.
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